Präsentationstipps – die fünf peinlichsten Situationen bei Vorträgen und wie man sie vermeidet

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Gerade in diesem Augenblick werden weltweit rund 1,25 Millionen Präsentationen gehalten. Das Brisante: Die Zuhörer bewerten knappe 90 Prozent aller Vorträge als schlecht, langweilig oder als Zeitfresser. Dies ist zum Teil auf den Inhalt zurückzuführen, aber auch Probleme mit der Technik stören die Zuhörer. Erstmal läuft der Ton nicht, die WLAN-Verbindung streikt oder der Adapter fehlt.

Hier listen wir die fünf peinlichsten technischen Probleme auf, die bei Präsentationen auftreten können:

1. „Hey, what’s so funny?“

Mach dich nicht zum Affen: Eine wichtige Kundenpräsentation, alle Augen sind auf den Moderator und die Folien dahinter gerichtet. BING! Mitten in der Präsentation poppt ein Chat-Fenster auf dem Screen auf: „Hey, dieses Meeting ist so laaaaaangweilig!“

Die Lösung: Ein einfacher Klick auf den Präsentationsmodus verhindert solche Katastrophen. Benachrichtigungen wie E-Mails, Texte, Anrufe oder andere Benachrichtigungen werden blockiert. Der Hide-Desktop-Modus lässt das unaufgeräumte Schreibtisch-Chaos verschwinden – einschließlich störender, vertraulicher oder peinlicher Dateien. Nach der Präsentation wird der Desktop mit einem Klick wieder normal.

2. „Say what?!“

Der Sprecher kündigt ein tolles Video an, doch der Ton funktioniert nicht. Oder es wird gar nicht erst abgespielt.

Die Lösung: Für die technische Vorbereitung gibt es gleich mehrere Tools. Es besteht die Möglichkeit, Videos, die während der Präsentation gezeigt werden, vorher herunterzuladen und in mehreren Formaten abzuspeichern. Dadurch ist der Vortragende auch dann vorbereitet, wenn die WLAN-Verbindung nicht funktioniert oder die Seite nicht lädt. Außerdem lässt sich so nerviges Buffering vermeiden.

Gerade bei einem digitalen Produkt wirken Live-Demos professioneller als Screenshots oder Fotos. Allerdings sind sie oft mit Abhängigkeiten und Variablen verbunden, die eine Präsentation zerstören können – kein Internet für falsch platzierte Inhalte. Daher ist es empfehlenswert, die Vollbild-Präsentation vorab mit dem Video-aufzeichnen-Tool aufzunehmen. Das Tool filmt alle Vorgänge, die innerhalb eines ausgewählten Bereichs oder Fensters oder auf dem gesamten Bildschirm stattfinden, verwendet die gewählte Audioquelle (Computer, Eingangsmikrofon usw.) und speichert die Aufnahme in der gewünschten Videoauflösung. Wenn die Live-Demo fehlschlägt, steht die aufgezeichnete Präsentation zur Verfügung – ganz im Sinne von: „Don’t miss a beat“.

3. Peinlich überrascht durch Bildschirmschoner.

Während der Präsentation möchte man sich Zeit nehmen, die Fragen von Interessierten zu beantworten, dann das: der Bildschirmschoner verwandelt die PowerPoint- oder Keynote-Folie in ein störendes privates Foto oder einen schwarzen Bildschirm. Es ist in Überlebensgröße auf der Wand zu sehen und die Teilnehmer wirken plötzlich abgelenkt. Das Passwort gibt man gerade dann natürlich mehrmals falsch ein, bei dem verzweifelten Versuch, sich einzuloggen. Die großartige Präsentation wird durch Bilder zunichte gemacht, die nicht mehr ungesehen gemacht werden können.

Die Lösung: Einfach das Kein-Ruhezustand-Tool aktivieren, das den Ruhemodus während der Präsentation verhindert. Danach kann man es mit einem Klick wieder deaktivieren.

4. Live-Broadcast aus dem Männer-WC.

Besonders bei längeren Präsentationen, Trainings oder Workshops kommt es vor, dass die Teilnehmer nach einiger Zeit den Raum verlassen, beispielsweise für Kaffeepausen oder Toilettenbesuche. Ein Horrorszenario: Der Vortragende vergisst, das Mikrofon stumm zu schalten oder kann die Einstellung in der Konferenzanwendung nicht finden. Das Mikrofon überträgt den Ton während der Toilettenpause live an alle Teilnehmer im Raum.

Die Lösung: Macht euch keine Gedanken darüber, das Mikrofon in jeder Anwendung stumm zu schalten. Ein Klick auf das Mikrofon-stumm-schalten-Tool und das eingebaute Mikrofon wird von allen Anwendungen blockiert, bis es wieder deaktiviert wird.

5. Den „Tod durch PowerPoint oder Keynote“ verhindern.

Ein guter Vortragender schafft es, das wichtigste in einen vorgegebenen Zeitraum zu packen. Andere wiederum tendieren eher zum Abschweifen und vergessen dabei oft auf die Länge ihrer Präsentation. Das Publikum möchte nicht zu spät zu anderen geplanten Verpflichtungen kommen. Und absolut keiner mag es, von übertriebenen Dias oder Gesprächen ins Koma gelangweilt zu werden. Applaus klingt jedenfalls besser als ein schnarchendes Publikum.

Die Lösung: Zeitmanagement immer im Blick behalten, indem ihr einen Timer verwendet, um mit dem Vortrag innerhalb des Zeitrahmens zu sein.

Egal, ob PC oder Mac, PowerPoint oder Keynote: Parallels Toolbox ist eine nützliche Sammlung von Tools, die die gängigen Computeraufgaben mit nur einem Klick erleichtern. Die Parallels Toolbox wird ständig erweitert, alle paar Monate werden neue Tools hinzugefügt.  Über ein integriertes Menü können neue Tools und Funktionen vorgeschlagen werden, die noch in der Toolbox vermisst werden.

Videos von YouTube mit einem Klick herunterladen – check. Laufwerk bereinigen – check. GIF erstellen – check. Freier Speicher – check. Bildgröße ändern – check. Neue Tools – check.

Wenn ihr die oben genannten Schritte befolgt, werdet ihr diese fünf peinlichen Situationen bestimmt nicht erleben. Ansonsten gibt es noch immer das GIF-erstellen-Tool – vielleicht rettet ja ein tanzender Affe die Situation.

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As a communications manager for Parallels in Munich, Beatrice spends a lot of time in the social networks and is always up to date with what happens in the technology world. After having lived in Spain for four years, she misses the good weather but enjoys the beautiful Alps.

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